Visma-tips Juni 2011 på PDF

http://www.teneodata.no/images/stories/brukertips/vismatipset_Juni_2011.pdf

Knytt dokumenter til en forbindelse – Visma CRM

Du er sikkert klar over at du har mulighet til å importere dokumenter til Visma CRM og knytte dem til enten en forbindelse, et prosjekt, et potensielt salg eller en medarbeider. Du kan importere alle typer filer som kan vises i Windows Utforsker.

Men visste du at import av dokumenter til Visma CRM kan gjøres på tre måter, avhengig av hvor du står når du starter importen?

METODE 1:

Følg denne fremgangsmåten for å importere dokumenter når du står i Windows Utforsker:

1. Marker én eller flere filer i Windows Utforsker.

2. Høyreklikk og velg Send til Visma CRM. Du får da fram et dialogvindu.

3. Velg hva dokumentet skal knyttes til i Visma CRM fra nedtrekkslistene i feltene Forbindelse, Kontaktperson og Prosjekt.

4. Klikk på Send-knappen.

METODE 2:

Følg denne fremgangsmåten for å importere dokumenter når du står i Visma CRM:

1. Klikk på knappen Knytt inn fil på verktøylinjen nederst i Visma CRM-skjermbildet. Da får du fram en vanlig Åpne-dialog.

2. Finn fram til der hvor dokumentet ligger lagret.

3. Dobbeltklikk på dokumentet, og du får fram dialogen Filinformasjon.

4. Skriv ønsket tittel på dokumentet i feltet Tittel.

5. Velg hva dokumentet skal knyttes til fra nedtrekkslistene i feltene Forbindelse og Prosjekt.

6. Velg om dokumentet skal kopieres eller flyttes.

7. For å importere dokumentet uten å slette det fra det opprinnelige lagringsstedet: klikk på Kopier-knappen.

8. For å importere dokumentet og samtidig slette det fra det opprinnelige lagringsstedet: klikk på Flytt-knappen.

METODE 3:

Følg denne framgangsmåten når for å importere dokumenter når du står i et åpent Office-dokument (Word, Powerpoint eller Excel):

1. Lagre dokumentet.

2. Klikk på Send-knappen på verktøylinjen. Da får du fram dialogvinduet Send til Visma CRM.

3. Velg hva dokumentet skal knyttes til fra nedtrekkslistene i feltene Forbindelse, Kontaktperson og Prosjekt.

4. Klikk på Send-knappen.

VISMA + DASH SOFTWARE: to tunge kompetansemiljøer – en integrert løsning! – Visma Global og Visma Business

Visma og DASH Software sikrer sammen raske og effektive leveranser innen material og produksjonsstyring (MPS) og systemer for vedlikehold (EAM).

Visma Business og Visma Global sammen med Dash Software vil gi optimale løsninger for kunder med behov innen material- og produksjonsstyring samt verktøy for vedlikehold av maskiner, rullende materiell og eiendom. Markedet for MPS og EAM systemer er raskt økende. Dette som følge av blant annet myndighetskrav og miljøhensyn.

Visma og DASH representerer begge sterke fagmiljøer med spisskompetanse på hver sine felt. Dette letter kommunikasjonen med kundens ulike avdelinger. Det gir også kunden større frihet med hensyn til å kunne fase inn og ut deler av løsningen.

Innen EAM (Vedlikehold) og Service Management er DASH en av de større aktørene i Norge.

Innenfor dette området er kundespennet stort og det kan nevnes kunder som Skistar med vedlikehold av maskinpark, heiser og hytter, Atomreaktoren i Halden, Stabburets mange produksjonslinjer, renovasjonsanlegg som Trondheim Interkommunale og Frevar. Videre en rekke små og mellomstore kunder innen eksempelvis. næringsmiddel, skolebygg, fiskeoppdrett, lager/logistikk m.m

Noen referansekunder som både benytter DASH og Visma er: Nordlaks AS , DEFA AS, Ernex AS, Peterson Linerboard AS, Galvano AS, Hedalm Byggtech AS, Høiax AS, Jason Engineering AS, Norsk Transformator AS, Oskar Sylte Mineralvannfabrikk AS, Tysse Mek Verksted AS, Øra Industripark AS

Et knippe blant øvrige DASH Referansekunder: Aker Solutions, Bama, Friele, Bergen Group, Telemark Kildevann, Norsk Stein, Håg, Fløybanen, Austvoll Fiskeindustri, Interform, Sørladschips, Glava, Lundhs, Swix, Nexans, Elko, Ahlsell.

Se mer på; http://www.dashsoftware.no

Visma Global – Mer effektiv bilagsregistrering, ordre og tilbudsbehandling

I Visma Global finnes det funksjonalitet for “kopier ut” og “lim inn” i bilagsregistrering, ordreregistrering, tilbudsregistrering og innkjøpsregistrering.

Dette kan være nyttig i for eksempel følgende situasjon: Du har nettopp registrert en salgsordre på over 20 ordrelinjer. De samme ordrelinjene ønsker du å sende tilbud på til en annen kunde. Da kan du markere alle ordrelinjene, velge høyre musetast og “kopier for lim inn”. Videre kan du gå inn i tilbudet, klikke høyre musetast og velge “lim inn i tabell”. Denne funksjonaliteten fungerer også til og fra Excel.

Tvungen føring av kostnadsbærere – Visma Global

Visma Global har funksjonalitet for tvungen føring av kostnadsbærere. Det gir deg muligheten til å ha full kontroll på eksempelvis hvilken avdeling eller hvilken medarbeider kostnadene føres på.

Den strengeste kontrollen for dette ligger unner menypunktet: Verktøy – Firmainnstillinger – Fane 1 “Generelle”. Her kan du krysse av for hvilke kostnadsbærere som “Må” benyttes. Dette er en veldig streng kontroll som da vil gjelde i alle registrerings- og innlesingsrutiner.

Hvis du ønsker kontroll kun på enkelte kontoer, kan du sette dette på hovedboksnivå. Gå inn på menypunktet Grunndata – Vedlikeholde registrer – Hovedbok. Hent frem en hovedbokskonto. Her er en av innstillingene på en hovedbokskonto “Behandlingsregel for kontoens kostnadsbærer”. Her kan du på de kontoene du ønsker sette opp at en eller flere kostnadsbærere skal kreve “Tvungen føring”.

Oppfølging av sykmeldte – Visma Lønn

Nå kan du bruke Visma Lønn som et godt hjelpemiddel vedrørende oppfølging av sykmeldte! Systemet har støtte for NAVs krav rundt aktiv oppfølging av langtidssykmeldte ansatte.

Utdrag av regelverket

• Oppfølgingsplanen skal være ferdig utarbeidet etter 6 uker.

• Dialogmøte 1 skal avholdes etter 12 uker.

• Dialogmøte med NAV skal avholdes etter 26 uker.

• Informasjonsmøte innen 52 uker

Alt dette er det enkelt å få Visma Lønn til å varsle!

Varslingen (oppfølgingen) er basert på samme prinsipper som ”Hendelsesstyrt varsling” (hvor du kan få Visma Lønn til å sende e-post i forkant av utløpt prøvetid, vikariat, permisjon, jubileer og lignende).

Du registrerer fraværet på vanlig måte, så sender løsningen ut e-post når fraværet når ulik lengde! I oppsettet angir du hvem som skal få e-posten, for eksempel personalansvarlig eller den ansattes avdelingsleder.

OPPSETT

Under ”Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Oppfølging sykefravær” ligger det ferdig definert forslag til når fravær skal følges opp. Du kan selv endre tekst eller antall uker (For eksempel når regelverket endres, slik det er varslet for neste år).

Du kan legge inn inntil 6 varslinger (hendelser) pr. fraværstilfelle. Visma Lønn legger inn Oppfølgingsplan, Dialogmøte 1, Dialogmøte 2 NAV og Informasjonsmøte som standard i hendelse 1-4.

FRAVÆRSREGISTRERING

I fraværsregistrering er det lagt inn en ny fane ”Oppfølging sykefravær”. Har du registrert legemeldt sykefravær vises fraværet i denne fanen. Når du er ferdig med oppfølgingen av en hendelse, angir du dato for dette, for eksempel i feltet ”Oppfølgingsplan dato”.

OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR

Automatisk oppfølging fra Visma Lønn baserer seg på rutinen ”hendelsesstyrt varsling”, som du kan lese mer om nedenfor. Der angir du hvor mange dager før siste frist varselet (e-posten) skal gis. Hvis du for eksempel angir 7 dager, vil det vedrørende. oppfølgingsplan (hvor siste frist er 6 uker), sendes en e-post når et fravær har vart i 5 uker.

Rapporten ”Oppfølging sykefravær”

Det er lagt inn en ny rapport ”Oppfølging sykefravær” (under fraværsrapporter i utskriftssentralen). Rapporten viser alt (legemeldt) sykefravær pr. dato som angis i utskriftsdialogen.

Rapporten viser fraværets lengde per. dato (antall uker) og når siste frist for oppfølging av de ulike hendelser er. Når oppfølging er gjort (dato angitt), vises dette med et kryss (X) i rapporten.

Nyheter i versjon 5.30 – Visma Business

Noen av nyhetene du vil finne i denne versjonen er:

•Vis slettede rader med rød linje

•Validering av IBAN-konto

•Nytt sorteringsfelt i bedriftstabellen

•Standardformular pr. dokument

•Snarvei til forhåndsvisning

•Kopiering av formular

•Slippe tilkoblet tabell i rapporter

•Ny utskriftsbehandling

•Oppstartskommandofor å slå av VUD

•Flere muligheter ved «Generer Innkjøps-/prod.ordre»

•Splitt på flere betalingsmåter ved kontantordre

•Merverdisats på ordrelinje

•Kredittkontroll setter ordrentypentil 6

•Unnta kreditnota for kontantordre

•Bedre sporing logistikk/regnskap

•Ta med plassering ved lageroverføringsordre

•Lagertelling fra vareplassering

•Eksport av bunter til Visma Global

•Utvidet bokføring ved utleie/lån

•Flere valideringsregler

•Purreforslagsstatus i kundepref.

•Utvidelser i EBF

•Innrykk i rapporter

•Ny lisenshåndtering

•OG mange flere nyheter/endringer…

NB: Versjon 5.30 må ikke benyttes for de som har integrasjon mot Visma Document Center 5.0 (denne vil være klar mot VDC 5.50 som slippes til sommeren) og/eller Visma CRM (denne vil være klar mot Visma CRM versjon 7.60 som slippes i september)

Kontakt oss for å avtale oppgradering.