Knytt dokumenter til en forbindelse – Visma CRM

Du er sikkert klar over at du har mulighet til å importere dokumenter
til Visma CRM og knytte dem til enten en forbindelse, et prosjekt, et
potensielt salg eller en medarbeider. Du kan importere alle typer filer
som kan vises i Windows Utforsker.

Men visste du at import av dokumenter til Visma CRM kan gjøres på
tre måter, avhengig av hvor du står når du starter importen?

Metode 1: Følge denne fremgangsmåten for å importere dokumenter når du står i Windows Utforsker:
1. Marker én eller flere filer i Windows Utforsker.
2. Høyreklikk og velg Send til Visma CRM. Du får da fram et dialogvindu.
3. Velg hva dokumentet skal knyttes til i Visma CRM fra nedtrekkslistene
i feltene Forbindelse, Kontaktperson og Prosjekt.
4. Klikk på Send-knappen.

Metode 2: Følg denne fremgangsmåten for å importere dokumenter
når du står i Visma CRM:
1. Klikk på knappen Knytt inn fil på verktøylinjen nederst i Visma CRMskjermbildet. Da får du fram en vanlig Åpne-dialog.
2. Finn fram til der hvor dokumentet ligger lagret.
3. Dobbeltklikk på dokumentet, og du får fram dialogen Filinformasjon.
4. Skriv ønsket tittel på dokumentet i feltet Tittel.
5. Velg hva dokumentet skal knyttes til fra nedtrekkslistene i feltene
Forbindelse og Prosjekt.
6. Velg om dokumentet skal kopieres eller flyttes.
For å importere dokumentet uten å slette det fra det opprinnelige
lagringsstedet: klikk på Kopier-knappen.
For å importere dokumentet og samtidig slette det fra det opprinnelige
lagringsstedet: klikk på Flytt-knappen.

Metode 3: Følg denne fremgangsmåten for å importere dokumenter
når du står i et åpent Office-dokument (Word, Powerpoint eller Excel):
1. Lagre dokumentet.
2. Klikk på Send-knappen på verktøylinjen. Da får du fram dialogvinduet Send til Visma CRM.
3. Velg hva dokumentet skal knyttes til fra nedtrekkslistene i feltene
Forbindelse, Kontaktperson og Prosjekt.
4. Klikk på Send-knappen.

VISMA Lønn: Oppfølging av sykemeldte

Visma Lønn kan du bruke som et godt hjelpemiddel vedrørende oppfølging av sykmeldte. Systemet har støtte for NAVs krav rundt aktiv oppfølging av langtidssykemeldte ansatte.

Utdrag av regelverket:
– Oppfølgingsplanen skal være ferdig utarbeidet etter　4 uker.　
– Dialogmøte 1 skal avholdes etter　7 uker.　
– Dialogmøte med NAV skal avholdes etter 26 uker.　
– Informasjonsmøte innen 52 uker

Varslingen (oppfølgingen) er basert på samme prinsipper som «Hendelsesstyrt varsling»  (hvor du kan få Visma Lønn til å sende e-post i forkant av utløpt prøvetid, vikariat, permisjon, jubileer og lignende).

Du registrerer fraværet på vanlig måte, så sender løsningen ut e-post når fraværet når ulik lengde!　 I oppsettet angir du hvem som skal få e-posten, for eksempel personalansvarlig eller den ansattes avdelingsleder.

Oppsett

Under «Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Oppfølging sykefravær» ligger det ferdig definert forslag til når fravær skal følges opp.　 Du kan selv endre tekst eller antall uker (For eksempel når regelverket　endres). Du kan legge inn inntil 6 varslinger (hendelser) pr. fraværstilfelle. Visma Lønn legger inn Oppfølgingsplan, Dialogmøte 1, Dialogmøte 2 NAV og Informasjonsmøte som standard i hendelse 1-4.

Fraværsregistrering

I fraværsregistrering er det lagt inn en ny fane «Oppfølging sykefravær». Har du registrert legemeldt sykefravær vises fraværet i denne fanen. Når du er ferdig med oppfølgingen av en hendelse, angir du dato for dette i feltet «Oppfølgingsplan dato».

Oppfølging av sykefravær

Automatisk oppfølging fra Visma Lønn baserer seg på rutinen «Hendelsesstyrt varsling».
I e-postvarselet legger du inn hvor lang tid i forveien du skal ha en påminnelse om　at f.eks oppfølgingsplan må　holdes.

Hvis du for eksempel angir 7 dager, vil det vedrørende. oppfølgingsplan (hvor siste frist er　4 uker), sendes en e-post når et fravær har vart i　3 uker.

Rapporten «Oppfølging sykefravær»

Rapporten «Oppfølging sykefravær» finner du under «Utskrifter/Fraværsrapporter». Rapporten viser alt (legemeldt) sykefravær pr. dato som angis i utskrifts dialogen. Rapporten viser fraværets lengde per. dato (antall uker) og når siste frist for oppfølging av de ulike hendelser er. Når oppfølging er gjort (dato angitt), vises dette med et kryss (X) i rapporten.

Kontakt oss om du ønsker hjelp til å ta i bruk disse funksjonene.