Visma-tips September 2011 PDF

http://www.teneodata.no/images/stories/brukertips/vismatipset_september_2011.pdf

Nøkkeltall – Visma CRM

For en selger kan det være både nyttig og avgjørende å ha nøkkeltall på forbindelsen eller prosjektet tilgjengelig. Slik informasjon kan gi selgeren kunnskap i en avgjørende situasjon der avgjørelser om avtaler, priser og annet skal tas.

I skjermbildene for forbindelse, medarbeider, kontaktperson og prosjekt har du mulighet til å se statistikk og fakturakopier. Skjermbildene for forbindelse, medarbeider og prosjekt viser også regnskapstransaksjoner i fanen Økonomiske nøkkeltall. Tallene blir hentet fra økonomisystemet og det forutsetter at det er integrert med Visma CRM.

Dersom Visma CRM ikke er integrert med et økonomisystem vil nøkkeltall på forbindelsen, medarbeideren eller prosjektet naturlig nok ikke kunne vises, og melding om dette vil fremkomme når du forsøker å åpne Økonomiske nøkkeltall-kartoteket.

Økonomiske nøkkeltall Visma Global

• Saldo: Viser summen av inngående balanse og årets bevegelser

• I ordre: Viser summen av ordrer (ordretyper) fram til ordren er fakturert

• I utlån: Viser hvor mye som er utlånt til kunden (kroneverdi)

• Salg denne periode: Viser summen av fakturerte ordre denne periode

• Salg hittil i år: Viser summen av fakturerte ordre hittil i år

• Rabatt denne periode: Viser hvor mye rabatt kunden har fått i inneværende periode (kroneverdi)

• Rabatt hittil i år: Viser hvor mye rabatt kunden har fått hittil i år (kroneverdi).

• Kredittgrense: Dertsom summen av saldo + I ordre + i Utlån på kunden, har større verdi enn kredittgrensen som er angitt på kunden, vil man få en melding om at kundens kredittgrense er overskredet.

MERK: Ved registrering av ordre og utlån i Visma Global blir ingen felter oppdatert på kunden. De blir først oppdatert ved fakturering og oppdatering av fakturajournal. Etter det kan alle verdiene bli hentet inn i Visma CRM.

Økonomiske nøkkeltall Visma Business

• Saldo: Viser summen av bevegelser fra kundesaldoer (DbCh-CrCh).

• I Ordre: Viser summen av fakt.beløp i fremtid (DInvoIf )

• I utlån: Det er ikke integrert mot VismaBusiness og vil derfor alltid gi 0.

• Salg denne periode: Viser sum fra produkttranser i denne periode (Ord.DInvoIF+Prod.DAm)

• Salg hittil i år: Viser sum fra produkttranser (Ord.DInvoIF+Prod.DAm)

• Kredittgrense: Dersom CrLmt overskrides vil man få en melding om at kundens kredittgrense er overskredet

Rapportering – Visma Global

I Visma Global har man mange svært kraftige rapportfunksjoner. En av disse er statis-ticker, som du finner på rapporteringsmenyen.

Med dette verktøyet kan du rapportere tall fra regnskap, salg, innkjøp, lager og time. Du velger selv hvordan du vil se tallene med tanke på detaljnivå og kolonnedefinisjon. Rapporten under viser for eksempel hvilke kunder som har kjøpt hvilke varer pr. avdeling for gjeldende år.

Dersom man ønsker å se tallene på en annen måte, ender man på detaljgraden på venste side av skjermbildet og/eller i kolonnedefinisjonen.

På denne måten kan man vri på tallene slik at man kan få ut en rapport som dekker ditt behov for rapportering. Tilsvarende kan man gjøre med rapporter innen for regnskap, innkjøp, lager og time.

Ønsker man å se nærmere på et tall, kan man til enhver tid dobbelklikke (drill down) på tallet for å få frem postene som er grunnlaget for tallet.

Kopiering til Excel gjøres ved å høyreklikke og ”kopier tabellinnhold/ merkede linjer itl Excel”. Gå deretter til Excel og velg ”lim in”.

Spørring i kontoforespørsel – Visma Lønn

-Hente saldo automatisk fra reskontro

-Visma Lønn er integrert med økonomisystemet ditt slik at du kan hente inn saldo fra reskontroen/ansattkonto.

Slik henter du saldo automatisk fra reskontro

• Opprett lønnsarter for reskontro. Lønnsartene må ha behandlingsregel “7 Hent kundesaldo” eller “8 Hent leverandør saldo”. F.eks lønnsart 420

• Registrer lønnsarten som fast lønnstransaksjon på den ansatte i fanen “Faste transaksjoner” eller som en variabel lønnstransaksjon i skjermbildet “Lønnsregistrering”.

• Registrer et reskontronummer på den faste lønnstransaksjonen eller variable lønnstransaksjonen i feltet “Reskontro”. Det må være det samme reskontronummeret som ligger på transaksjonen/fakturaen i regnskapssystemet.

MERK: Du kan registrere kundenummer og leverandørnummer på den ansatte i feltene “Kundenr” og “Leverandørnr”. Dersom du registrerer et reskontronummer på den faste/variable lønnstransaksjonen som avviker fra kundenummeret/leverandørnummeret på den ansatte, får du enmelding.

Hvis du har en verdi i feltet “Beløp”, blir det nullstilt når du registrerer et reskontronummer på lønnstransaksjonen.

• Kjør lønnsberegning. Ligger det “0” i feltet “Beløp”, blir saldoen hentet fra regnskapssystemet. Du kan overstyre beløpet. Overstyrer du beløpet må du kjøre lønnsberegning på nytt. Hvis du ikke ønsker at saldoen skal bli hentet, kan du registrere beløpet før du kjører lønnsbergning. Hvis saldoen er mindre enn det beløpet du registrerer, justerer Visma Lønn beløpet, slik at det aldri blir større enn saldoen.

• Til slutt kjører du rutinen Godkjenning med Lag regnskapsbunt.

Saldoen i regnskapet blir redusert med tilsvarende beløp, når du bokfører bunten i regnskapet.

MERK: Du kan også registrere reskontronummer på lønnsarter som ikke har behandlingsregel “7 Hent kundesaldo” eller “8 Hent leverandørsaldo”. Dersom du legger et reskontronummer (kundenummer) på den faste eller variable lønnstransaksjonen, blir den overført som en betaling til regnskapet.

MERK: Hvis du ønsker ansvarsenhet på reskontrotransaksjonene, må du registrere dette direkte på lønnsregistreringslinjen. Visma Lønn henter ikke ansvarsenhet fra den ansatte eller fra lønnsarten.