Nyhet! Nettkurs i Visma.net Absence og Expense

Nettkurs utviklet for deg som er superbruker eller administrator i Visma.net Absence og Visma.net Expense.

På bakgrunn av forespørsler etter kurs i Visma.net Absence og Visma.net Expense, har Visma nå produsert et nettkurs for superbrukere og administratorer. På nettkurset vil du lære hvordan du setter opp Visma Lønn for at integrasjonen mellom Visma.net og Visma Lønn skal fungere korrekt. Videre vil innstillingene for Visma.net bli gjennomgått og forklart. Avslutningsvis vises oppsett av godkjenningsflyt og hvordan reiser og fravær godkjennes.

Dette lærer du:
Integrasjon med Visma Lønn
Hva blir overført via sync engine?
Rolletildeling
Innstillinger i Visma.net Expense
Innstillinger i Visma Lønn for Visma.net Absence
Innstillinger i Visma.net Absence
Oppsett godkjenningsflyt
Godkjenning av fravær direkte i Visma.net Absence

Kurset koster 850 kr, og du får tilgang i 6 måneder.

Etterutdanning:
Visma Software har vurdert kurset til å gi følgende etterutdanning til revisorer og regnskapsførere: 1 time annet.

Håper du får god nytte av kurset.

Visma.net Approval: Alle godkjenner må godkjenne for å fullføre dette steget

Huken for «Alle godkjenner må godkjenne for å fullføre dette steget» ble fjernet i Approval i versjonen som kom i mai 2016

Enkelte kunder har satt opp godkjenningsflyt basert på valget «Alle godkjenner må godkjenne for å fulleføre dette steget». Huken er nå fjernet som en funksjon på arbeidsflyten i Approval.

For de kundene som har hatt på den huken vil nå ha en informasjonsvarsel.

Den funksjonen har blitt brukt hvis du har ett steg hvor det skal være to godkjennere på samme steg, Kari og Per. I og med at denne funksjonen avvikles må arbeidsflyten endres hvis det fortsatt skal være to godkjennere. Her kan du for eksempel sette opp to steg isteden. Først godkjenner Kari og deretter Per. Les mer her, for å sette opp en slik arbeidsflyt.

Visma Lønn: endre epost adresse på den ansatte når du benytter Visma.net

Bruker den ansatte Visma.net, skal du ikke endre e-postadressen i Visma Lønn. Har du fått gjort det, les her

Når en bruker ønsker å endre e-postadressen er det svært viktig at dette gjøres på korrekt måte. Dette kan du lese om i dette brukertipset.

Det er meget viktig at e-postadresse IKKE endres først i Visma Lønn. Når dette gjøres så skjer nemlig følgende  (Visma Lønn versjon 11 vil løse dette på en enklere måte):

1. Når du endrer e-postadressen på en aktiv Visma.net bruker i Visma Lønn, vil du først og fremst få opp en advarsel (les mer om denne her). Dersom du svarer Ja på denne vil den ansatte bli ansett som en ny bruker av Visma.net. Du kan deretter administere den ansatte roller i Visma.net, f.eks. sette på rollen «Regular user» for Expense.
I Settings vil da den ansatte bli opprettet en gang til (i dette eksempelet har brukeren fått endret e-postadressen fra cvallestrand+28 til cvallestrand+28_1).

2. Når den nye e-postadressen får tildelt roller, blir det sendt ut en e-post til den ansatte hvor han/hun kan aktivere kontoen, og kan deretter logge inn med den nye e-postadressen. Men når han/hun logger inn vil det ikke ligge noen historiske reiser her (fordi dette blir ansett som en helt ny bruker).

 

3. For at den ansatte skal få tilbake sine historiske reiser, kan du løse dette ved å endre e-postadressen tilbake til den opprinnelige i Visma Lønn. Da må den ansatte godkjenne koblingen mellom Visma Lønn og Visma.net på nytt:

 

4. Når da den ansatte logger inn med den gamle e-postadressen, må han/hun først godkjenne koblingen på «Home» fanen, og deretter får han/hun tilgang til alle de historiske reiseregningene:

 

5. Men hvis den ansatte nå forsøker å endre til ny e-postadresse på riktig måte (under «Mine opplysninger»), finnes jo denne i Settings fra før:

Og denne får man heller ikke slettet helt fra Settings siden en rolle har vært aktivert på brukeren.

Hvis den ansatte ønsker å benytte den nye e-postadressen, er det dessverre ikke mulig å beholde historikken som han/hun har på den gamle e-postadressen. Det er derfor da viktig å ferdigstille alle reiser som er under arbeid/avventende godkjenning når den ansatte har tilgang til den gamle e-postadressen først. I tillegg kan den ansatte lagre alle de godkjente reisene lokalt på sin pc først (pdf dokumentene) hvis han/hun ønsker å beholde disse.

Når den ansatte er helt ferdig med sin gamle e-postadresse, kan den nye e-postadressen legges inn i Visma Lønn igjen og synkroniseres slik at den ansatte nå kan begynne å bruke den nye e-postadressen.

Visma Community Live – opptak av alle webinarene

Fikk du ikke med deg Visma Community Live?

Nå har Visma lagt ut alle webinarene her i Community – gratis til alle medlemmer. Se, lær og nyt!

Her finner du opptak av alle webinarene i Visma Community Live_vår 2016. opptakene er tilgjengelige t.o.m 15. september 2016.

Du finner alle opptakene her.

Huldt & Lillevik: integrasjon mot Visma.net Expense

Her finner du hjelpedokumenter som skal fylles ut for å gjøre oppsettet av ny kunde enklere for oss, eller for Huldt & Lillevik sine konsulenter.

• Regneark for oppsett av ny kunde
• Informasjon til ny kunde

Visma lanserer abonnementspakker for løsningene

Hvis din bedrift finner det hensiktsmessig, innebærer det at dere nå vil kunne abonnere på løsningene deres fra måned til måned. Abonnementspakkene dekker det aller meste av vårt tilbud innenfor økonomi og logistikk, lønn og HR, samt Visma Finale-løsninger.

Hva er fordelene med en abonnementsløsning?

En abonnementsløsning gir stor forutsigbarhet, med faste kostnader hver måned, og gjør det enkelt å skalere løsningen opp eller ned ved behov. Din bedrift kan velge mellom ulike pakker avhengig av hvilke behov dere har, og dere betaler kun for funksjonaliteten og brukerne dere trenger. Transaksjoner (f.eks. sending og mottak av efaktura eller inn- og utbetalinger via bankintegrasjon) har en fast kostnad per transaksjon.

Hvem passer abonnementsløsningene for?

En abonnementsmodell kan være spesielt gunstig for bedrifter som benytter mange av våre løsninger.

Har din bedrift f.eks. både en av våre økonomiløsninger og ulike tilleggsløsninger som er knyttet opp mot økonomisystemet, anbefaler vi at dere undersøker om en abonnementsløsning kan være hensiktsmessig for dere. Med tilleggsløsninger mener vi da løsninger som f.eks. Visma.net AutoInvoice, Visma Document Center, Visma.net Approval, Visma.net AutoPay, eller løsninger i Visma Finale.

Det samme gjelder bedrifter som i dag bruker få eller ingen slike tilleggsløsninger, men som vurderer å begynne med det. Ved bruk av tilleggsløsninger knyttet til hovedsystemet ditt, vil din bedrift kunne hente ut hele effektiviseringsgevinsten som ligger i å bruke en Visma-løsning. En abonnementsløsning kan være en smart og enkel vei inn til bruk av vårt helhetlige tilbud av løsninger.

Ettersom kostnadene fordeles på månedsbasis gjennom året, kan en abonnementsløsning også være gunstig for bedrifter som behøver å styrke likviditeten.

Hvem kan jeg ta kontakt med?

På prissidene for våre abonnementsløsninger, finner du komplette prislister og funksjonalitetsbeskrivelser for alle våre økonomi- og logistikkpakker, lønn- og HR-pakker og Visma Finale-pakker. Er du et regnskapsbyrå, finner du abonnementspakkene våre for regnskapsbyråer her.

Komplette prislister og funksjonalitetsbeskrivelser for abonnementspakker

Ta kontakt med oss på support@teneodata.no eller telefon 45219000 om du har spørsmål eller ønsker et tilbud. Vi hjelper deg gjerne med å finne rett pakke for deg hvis din bedrift vurderer å bytte til en abonnementsløsning.

Effektivisering av dine forretningsprosesser

I tilknytning til økonomi- eller lønnssystemet ditt fra Visma, kan du benytte en rekke løsninger som forenkler og effektiviserer din jobbhverdag.

Fra fakturering til innbetaling

Det kan gå mye tid og ressurser inn i fakturering, purring og inkasso, og registrering og bokføring av innbetaling. Se hvordan du isteden kan la økonomisystemet kan ta jobben for deg.

 

Fra fakturamottak til utbetaling

Det er ingen grunn til at du og dine kolleger manuelt skal ta hånd om fakturamottak, registrering, godkjenning, utbetaling og bokføring. Se hvordan du kan overlate det hele til økonomisystemet.

 

Lønn, personal og fravær

Våre løsninger for reiseregninger og utlegg, samt registrering av ferie og fravær, er en del av ditt lønnssystem fra Visma. Se hvordan det vil gi deg og dine kolleger en enklere og mer effektiv jobbhverdag.

 

Salg og kundehåndtering

Med et økonomisystem fra Visma kan du enkelt benytte løsninger for kundebehandling, markedsføring, salg og prosjekt. Se hvilke muligheter din bedrift har for å forenkle og effektivisere arbeidet på disse områdene.

Kontakt oss på support@teneodata.no eller telefon 45219000 så hjelper vi det i gang

Visma.net Approval: automatisk godkjenning

Det har kommet en funksjon i Visma.net Approval for at reiseregningene kan bli godkjent automatisk.

Det er nå mulig å sette opp at reiseregninger og fraværssøknader automatisk blir godkjent i Approval.

Hvor er det hensiktsmessig å bruke denne funksjonen?

• I firmaer hvor det er en person som godkjenner alle ansatte. Da går godkjenningen av personens egne reiser (og/eller fravær) automatisk.
• I firmaer hvor det bare er en bruker: en bruker registrer reise og samme bruker er godkjenner

Kriterier for å bruke dette?

• Kun et steg i godkjenningsflyten
• Kostnadsbærer hierarkiet ikke er i bruk
• Ikke mulig om du har «Beløpsgrense»

Hvordan sette opp?

Se film og se hvordan dette settes opp

I Visma.net Approval gjør du følgende:

• Gå på «Innstillinger / Arbeidsflyt» og velg «Rediger» på aktuell arbeidsflyt
• Velg «Rediger» for «Finne etter rolle»
• Velg «Bruk listen jeg har oppgitt»
• Angi godkjenner som «Generell regel»
• Under «Unntak» angir du hvem som skal godkjennes automatisk (normalt samme person)
• Legg merke til at du må angi «Automatisk på vegne av». Formelt sett vil det være personen som har gitt fullmakt til automatisk godkjenning (i vårt eksempel har vi angitt samme person)

Hvordan fungerer dette?

• Når? (som i eksempelet under «unntak») Anniken sender en reise til godkjenning så vil den automatisk få status «Godkjent» både i Expense og Approval. Mens andre dokumenter blir sendt til godkjenner Anniken.

Merk! Når en reise er godkjent (i siste steg) så er det ikke mulig å gjøre endringer på reisen.

 

Visma.net Expense: før reiseregningen din fra telefonen

Snart kan du føre (tilnærmet hele) reiseregningen din fra mobiltelefonen!

I Visma Attach kan du angi:

• Beløp  (evt i valuta)
• Type utlegg   (taxi, bompenger, parkering, buss osv)
• Formål
• Dato

I tillegg til å sende inn bilde av kvitteringen

Med det ligger transaksjonene ferdige og venter på deg! Når det er «dags» er det bare å hente inn aktuelle transaksjoner/kvitteringer og sende inn reiseregningen / utleggsrefusjonen din.

Utvidet Visma Attach forventes klar i AppStore, GooglePlay og Windows Store i uke 15. Utviklet i samspill med Expense versjon 2.2 som kommer 9. april.

Lurer du på hvordan du og dine kolleger kan ta bilde av kvitteringene og sende dem inn til Expense? Les om det her

Vi håper du har nytte av dette tipset!

Visma Community: motta varsel når det publiseres nye artikler

Ønsker du varsler når det publiseres nye artikler? Du kan automatisk få melding per e-post når Visma publiserer nye artikler, ved å følge instruksen i denne artikkelen.

For å motta varsel på e-post må du være medlem i Visma Community, bli medlem her.

Du finner informasjon om hvordan du setter opp varslingen her