Visma Global: Lagertelling

Her er en enkel guide til telling i Visma Global:

1) Gå til Rutiner/Satsvise rutiner/Lagerstyring. Velg generer lagertellingsliste og trykk start.

Du kan her velge å begrenste på grupperinger, lagersted, plassering osv. Det kan være lurt å sette antallet til 0 for å være sikker på at du virkelig taster inn nye verdier! Har du mange varer, flere tusen, kan du vurdere å la antallet stå, da det medfører færre registeringer i etterkant.

Du vil nå få ut følgende liste som et grunnlag for telling:

Etter at den fysiske tellingen er gjennomført går du til Rutiner/Lagerstyring. Du får nå opp ett nytt tellegrunnalg TXX. Der legger du  inn opptalt antall:

Når du er ferdig trykker du Avslutt. Du får da opp en ny dialog:

Dersom du ikke er helt ferdig, kan du velge «Uferdige lagerendringer» for så senere å gå tilbake for videre bearbeidning.  Dersom du er ferdig velger du «Utfør lageroppdatering». Ønsker du i tillegg at avviket mellom gammel lagerverdi og ny lagerverdi skal bokføres så tar du også med «Lag regnskapsbunt». Du vil å få ut en kvitteringsliste som viser avvik mellom opprinnelig antall og opptalt antall.

OBS! Det er egen rutine dersom du bruker FIFO (varepartier)

Hvordan legge til ekstra info i e-postutsendelse av ordredokument – Visma Business

Det er mulig å sende et ordredokument direkte til kunden via e-post. Denne sendes automatisk når behandlingen i Visma Business blir gjort, dvs. at ved fakturering blir en fil av fakturaen sendt direkte til kundens e-postadresse uten at du trenger å åpne ditt eget e-postprogram. Men det er også mulig å holde igjen e-posten, dersom du vil ha med et tillegg, eventuelt legge til tekst i e-postmeldingen. Dette gjøres via et parameter i dialogen ”Sendemåte for dok. 1” på kunden/leverandøren:

Setter du her et kryss for ”Stopp e-post før sending”, vil du kunne redigere meldingen før den blir sendt. For eksempel legge til et vedlegg, legge til en e-postadresse, eller skrive en melding til kunden. Melding som sendes vil ellers ikke inkludere noe annet enn det utskrevne dokumentet som vedlegg.

VISMA Crm: Sett oppfølging i epost rutinene i versjon 7.7

Nå har du mulighet til å sette oppfølging på e-postene som du eksportere fra MS Outlook til nyeste versjon av Visma CRM.

Hvordan går du frem:

Marker en e-post i MS Outlook. Trykk på følgende knapp som ligger i Outlook knapperad:

I Eksportrutinen har du nå fått følgende valg » Neste oppfølging og klokkeslett». Definere ønsket tidspunkt og trykk på eksporter e-epost:

Når du har definert dato og klokkelslett i det du eksportere e-posten så vil dette havne som en oppfølging i din huskeliste. På denne måten vil du bli påminnet en oppfølging relatert til denne e-posten du nå har lagt til som en aktivitet i din Visma CRM løsning.

 

Visma Tips – tilbakemelding fra kunde :)

Alltid hyggelig å få tilbakemeldinger – og skrivefeilen er rettet 🙂

«Hei,

En tilbakemelding fra en som fortsatt bruker epost og leser vedlegg…

I ett øyeblikks ubetenksomhet, klikket jeg på lenken til vismatips.net. Dette er bra.
Jeg formidler lenken til kollegaer og studenter.
Med en liten skrivefeil på side 1, gir  jeg terningkast FEM.  Jeg skal lese (lete) videre… 🙂

Ha en flott dag. »

 

Visma Business – Legg til et dokument til en tidligere postering

Noen selskaper ønsker å få underlagene til en for eksempel en utgående faktura laget elektronisk sammen med fakturaen. Det kan være tolldeklarasjoner, utleveringssedler, erklæringer eller annen korrespondanse tilknyttet fakturaen.

Dette løser du gjennom å bruke funksjonaliteten som ligger i Visma Dokumentsener.
Gå til ønsket kundereskontro og fakturanummer i reskontroen. Bruk høyre mustast
for å få opp dialogen for etterbehandling som vist nedenfor:

Velg funksjonen Scan! Du får da opp et nytt valg:

Du kan nå enten skanne inn vedlegget eller du kan importere et dokument du fra før
har skannet eller mottatt elektronis. Nå har du all dokumentasjon samlet i et post!

Visma Dokumentsenter – flyt basert på overordnet

Det er flere måter for å automatisere bilagsflyten i Visma Dokumentsenter.  I dette eksemplet vil det kun være nødvendig og legge dokumentet til den som er ansvarlig for bestillingen. Resten går av seg selv!

Etter at skanning/import er foretatt og OCR-tolking er foretatt legger overfører man dokumentet til den som har gjort kjøpet. Det er alltid viktig å ha informert leverandører om at faktura skal merkes med et bestillingsnummer, rekvisisjonsnummer og/eller navn på den som bestiller.

Vet å ha knyttet bestillers navn opp mot en overordnet for kontroll/anvisning behøver ikke den som importerer dokumentet eller den som godkjenner selve kjøpet tenke på den videre gangen.  Den som skal kontrollere/anvise og den som skal bokføre vil automatisk motta dokumentet for videre behandling og bokføring.
Forutsetningen for å få til denne flyten er som følger:
I Visma Dokumentsenter må under verktøy/systempreferanser/flyt krysses av for
«Legg til overordnet» som vist nedenfor: Legg merke til at man også her kan sette en beløpsgrense.  Det er kanskje ikke nødvendig for sjefen å se absolutt alle kjøp?

Den hierarkiske oppbyggingen av overordnede må settes i økonomisystemet.  Dette gjøres under medarbeidere registeret i Visma Global. Her settes også eventuell beløpsgrense der som man ønsker å bruke dette prinsippet.  Her kan den som er overordnet også legge til en stedfortreder ved ferie eller annet fravær slik at flyten ikke stopper opp.

Vær oppmerksom på at man kan ha to nivåer av overordnet. Petter rapporterer til Ola, som igjen rapporterer til Nils.

Visma Global – e-postadresser ved fakturering

I Visma Global kan du ha mange ulike e-postadresser knyttet opp mot en kunde. Ved utsendelse av faktura er det viktig å kjenne til hvordan systemet prioriterer adressene slik at fakturaen går til riktig mottaker.

1)  Overstyrt e-post adresse i ordrehode.

2)  E-post adresse fra fakturaadresse på ordren.

3)  E-post adresse fra deres referanse på ordren.

4 )E-post adresse fra kundens kontaktperson.

5 )E-post adresse fra kundens selskapsinfo.

E-post adresse hvis faktura til kjede

a)   E-post adresse fra kjedelederens fakturaadresse.

b)   E-post adresse fra kjedelederens kontaktperson.

c)   E-post adresse fra kjedelederens selskapsinfo.

VISMA GLOBAL: Avstemme hovedbok

En enkel måte  å avstemme hovedbok finnes i rutinen kontoforespørsel. Hovedboken skal jo til enhver tid balansere slik at driftskontoer og balansekontoer går opp i opp.

Hvis du går inn på menypunktet «forespørsel»  «kontoforespørsel», har du en spesifiseringsseksjon oppe til venstre i skjermbildet. I feltet for «kontonr.» kan du taste inn kontonummeret du ønsker å få frem transaksjonene for.

Hvis du vil avstemme hovedboken så kan du taste inn xxxx. Da får du frem alle transaksjoner for alle hovedbokskontoer. Da skal det stå «Sum transaksjoner = 0» under tabellen med transaksjoner.

Visma.net – les mer om nyvinningen

Introduksjonstilbud: Visma.net Startpakke fra 2400,- NOK per måned

Visma.net Startpakke dekker alle  prosessene og funksjonene du trenger for å kjøre en profesjonell  økonomiløsning.

• Visma.net Financials – Financials, 3 bruker og 2 firmaer.
• Visma.net  AutoPay – Inkludert for alle firmaer (maksimalt 250.000 transaksjoner  per år)
• Visma.net  AutoInvoice – Inkluderer 100 elektroniske faktureringer per måned.  Transaksjoner ut over dette vil faktureres kvartalsvis.

Legg  til prisbelønt CRM

Få Visma.net SuperOffice CRM for  bare 1800,- NOK i måneden (3 brukere)

PC/Mac, brett eller mobil.

Kopier råbalansen i Visma Global til MS Excel

For å få kopiert Råbalansen til Excel, skal man først lage den i Visma Global. Det kan gjøres på “Rapportering”-“Statis-Ticker”. Under “Rapporttype” velg “Regnskap”. Trykk på “Vedlikehold av rapportkolonner” og i nyåpnet vindu trykk på “ny rapport”.

Kolonne 1 skal vise inngående balanse: skriv “IB” i tekst-feltet, Type –“Inng.saldo”, Periode-“Januar”, År-“Aktuelt år”. Alle felter med “pilen ned” er felter med ferdigdefinerte faste verdier man kan velge mellom.

Kolonne 2 skal vise bevegelser i perioden: skriv(f.eks) “Bevegelser” i tekst feltet, Type-“Faktisk”, Periode-“Hittil i år”, År- “Aktuelt år”.

Hvis du vil ha en råbalanse for en bestemt periode i året, f.eks per 31.08, anbefaler vi å IKKE definere det på “Vedlikehold av rapportkolonner”. Du kan enkelt definere til og med hvilken periode du ønsker å få råbalansen på venstre siden direkte på Statis-Ticker.

Kolonne 3 viser utgående balanse: skriv “UB” i tekst-feltet, Type-“Utg. saldo”, Periode-“Hittil i år”, År-“Aktuelt år”.

Trykk på Lagre-knappen. Du får opp et vindu, hvor du oppgir navnet på rapporten(evt. “Råbalanse”) og velger om den skal gjelde kun for den ene klienten eller skal være felles for alle klienter. Nå kan du inne på Statis-Ticker velge rapporttype “Regnskap”, innhold i rapportkolonner “Råbalanse”. Ønsket periode definerer du på ”Regn.år/periode” og evt. ønsket Detaljnivå(f.eksHovedbok”):

Det er viktig å ha en forståelse for at i kolonner for “Bevegelse” og “UB” får man alltid tall fra januar og til og med den perioden som er definert på “Regn.år/Periode”, så lenge “Hittil i år” er valgt under “periode” på “vedlikehold av rapportkolonner”.

Trykk på “Oppfrisk”-knappen i Global eller F5-knappen på tastaturet.

For å kopiere rapporten til Excel, høyreklikk i tabellen og velg “Kopier tabellinnhold til Excel”. Gå deretter til Excel og lim inn. Nå vil du har råbalanse fra Visma Global i Excel.